数码化工作和纸笔的迷思

我想到这个主题已经好几天了,想写一写关于这方面的想法也有好几天了。今天时间、环境都还差不多,我就简单的描述一下。

我在挺早的时候就挺迷恋数码化的工作的。我曾经看过一本书,是凌志军对新成立微软中国研究院写的一个算是传记的东西,书名是《追随智慧——中国人在微软》。我之前在《Email 的没落》一文中也写过这些东西,就是微软对电子邮件的使用。我到今天都没有见过公司有这方面的实际进步,日常是在使用 OA,但关键的东西还是要纸质版,人们从思想上就对落到纸面上的东西更加放心。

除此之外,小时候我看过一篇文章,讲比尔盖茨是怎么工作的。他说他的办公室的电脑有三个屏幕,依次排开,最左边是电子邮件列表,中间是正在编辑的电子邮件,右边是浏览网页用的。文章中还附着一张比尔盖茨拿着平板电脑的照片,说他日常使用当时还比较新的 OneNote 来工作。我把这篇文章在我的印象笔记里保存了一份,经常拿出来看看,每次都对这样的工作环境大加羡慕。

上周我突然想起来了 Randy Pausch,这位以最后的课堂闻名于世的老师。我对他这最后一课的兴趣不大,但他在网上流传的另一堂公开课,时间管理,让我印象尤为深刻。他讲的其实也没有什么新鲜的东西,但他能把这些东西在日常的生活、工作中不苟的执行,让我非常佩服。关于显示器,他说他有三台显示器,他可以减少到两台,但他不愿意在只有一台显示器的电脑上工作。他呼吁所有人都在工作时配上多台显示器,然后讲了他是如何使用它们的,以及这样的意义。

以上三点,是我目前能够想到的数码化办公的文章。我在自己的生活中,也找很多机会尝试实践。例如书籍的数码化,我几年前就买了 Kindle,在上面读电子书,不过后来觉得纸质书手感更好,但电子书可以轻便的携带。后来因为电子墨水的现实效果,我更多的在我的 iPad Pro 上用 Kindle 软件读书。说到 iPad Pro,帮了我很大的忙,现在我在部门外开的会,我都带上它,和 Apple Pencil。过去我和别人一样带个记录本,但我觉得根本没用。我如果认真记东西,等事后再想找很困难;我如果只是做做样子,其实意义也不大。我发现很多人其实都是后者。我要是想能够方便的检索,除非我有一个本子专门做这种会议的记录。我目前还没有。

说到这里其实还挺正常的,我觉得我自己还挺有希望,但是,2014 年,我被妻子安利了 Midori Traveler’s Notebook,从此接触了手账就不得了了。之前我不大清楚手账这一切的,只是想在一切的工作中尽可能多的使用数码化的产品。妻子在办公室里看到其他同事在用这个,就想给我买一个当作礼物。然后她让我自己挑,我上了 Midori 的官网,简直挑花了眼,哪一个内页、附件都不想放下。后来我买了一个标准大小的本子,用了一段时间。

之后,我从《IT 公论》得知了《我的绅士时尚》这部剧,于是下载了下来看看,里面有一集是专门介绍手账的,于是我又迷上了 Filofax,它比 Traveler’s Notebook 还要贵,我前后一共买了三本,之后就赶紧打住。我自己留了一本 Malden Personal,妻子一本 Original Personal,后来又觉得 Personal 太小,买了 Lockwood A5,之后被妻子要去了,我就买了一本灯塔。说起来,其实我最早知道的手账本是 Moleskine,不过过去一直没有找到,现在有了这么些选择,就没有再买 Filofax,倒是去年底,Traveler’s Notebook 十周年,我看了 Passport 大小的,没忍住给自己买了一个。

我经常看一些手账的贴,他们的手账内容,在我看来简直是艺术品。YouTube 上有介绍自己怎么做手账的视频,我觉得她们绝对是乐在其中。我自己拿手账就是往上写,她们要先把当天的这一页取下来,然后用胶带封边,然后装饰,设计,让我来做我绝对做不来,即没有这个能力,也没有这个心情,更没有这个时间。过去我用第一个 Malden 的时候,用它来记录晨会。后来部门职务调整,我负责部门的晨会记录,这个本子就没有了用处。过去我拿它记录日程,规划时间,和妻子看了电影,也把电影票打孔,放进那一天的那一页上。后来我渐渐的不这么做了,代办事项我会添加进 OmniFocus 里(后来是 2Do),开会的化我直接在手机日历里创建事项。

之前我一直没有觉得这样有什么不妥,或者说我意识到了不妥,但没有任何想改善的想法。这两天我较深入的思考了这个问题,发现其实我对手账的热爱是盲目的。我应该早就过去了兴奋于手账本的,现在,Malden 仍然放在办公桌上,开头的通讯录页面我记录了几个电话,然后偶尔想起来就更新一下 Today 尺。Passport 放在手提包里,已经有好几天没有碰了,相反,iPad Pro 倒是用的越来越多,2Do 更是每天都用。现在,我用 Day One 越来越多了,其实根本没有什么东西要往纸质的手账上去写,我自己也懒得去写。至于票据或者什么值得收藏的纸质文档,我用手机拍照,保存进印象笔记里。我一度想买一个扫描仪,把这些东西都扫进去,彻底数码化。

上周,我在房间的地下室里发现了一些老照片,都是我小时候家里拍摄的,有我的,也有我父亲的。他们摞在一块,彼此都粘在一块儿了。我用个扫描仪,开 600dpi,把它们扫入电脑里,用 Photoshop 分割了图片,得到了 44 个电子照片,不禁大为欣慰。我觉得这些照片在地下室里,基本上已经失去了很大的保存价值,转化成为电子档,意义就完全不同了。我现在是没有太多时间,要是有时间,我地下室里还有很多书,搬家的时候都被装箱打包,现在想找那一本,已经很困难了。要是它们是电子档,就没有这个困扰了。

想完了这一点,我决定以后尝试不再买新的一年的内页。我 2017 年的内页刚买不久,要是早点想明白,也许就不用花这笔钱了。

无题

晚上从平阴回来后,我像上个周日一样,先去了健身房,锻炼了一段时间后,回家冲澡,之后去父母那边吃饭,然后去办公室加班。

本来在路上,我决定不去喝咖啡了。上次喝了咖啡,晚上回家后睡不着觉了,到第二天的精神很差。不过,开车开到一半,心想生活已经这么劳累了,干嘛要克制自己呢?于是我还是去了雨滴广场,在星巴克买了一杯双份浓缩,当场喝了,要了一杯超大拿铁,带着一会儿喝。

从雨滴广场出来,一看已经快九点了,心里不禁觉得有点晚,印象里上周因为回济南的高速路上堵了很长的车,也没有这么晚。开车到了舜华南路像龙奥北路拐的路口,看到了前方远处涵玉翠岭的牌子,想起了上周这个时候因为怀念过去,在等红灯的时候拍了一张照片,心想我看看那张照片的拍摄时间就知道,这两周我的时间就清楚了。

看了一下那时的照片,拍摄时间是晚上 9:10。再看看表,当前时间是晚上 9:07,看来还是这次时间早一些。

找到一样老物件

今天我下楼遛狗,正好想去地下室去看看,之前想找的一样东西是不是在那里。地下室的钥匙在车里,我拿起来也方便,就带着我的狗——曹操,去了地下室。找了一会儿,终于找到了要找的东西,然后就顺便看看其他东西,结果让我莫名的发现了这个:

我掂了掂盒子,觉得挺轻,心里怀疑是不是真机在里面?结果打开一看,竟然还在呀:

我看到后,立刻就把它带上,拿到了家里。找到了两节 7 号电池,装上之后,开机。虽然功能上还能正常用,但屏幕已经有些老化,点阵屏幕有几条竖线不工作了,留下了空白的区域。背面有支触控笔,实际上就是提供了一个尖细的笔尖,如果不用笔,直接用手来点,也没有任何不同。

我简单的试用了一下,它已经非常落后了——这至少是十七年以前的产品了。每一步操作都要等一段时间,估计现在市面上功能最弱的手机,也要比它速度快。那个时候,不知道父亲还是母亲通过什么渠道得到了它,自己不用,就把它藏在书橱里。有点时间放书橱的房间成了我的房间,我有时会在夜里忍受不住诱惑,把它拿出来,小心翼翼的装上电池,打开来摆弄一会儿,然后把一切还原,放回书橱里。那个时候我很盼望有一台属于自己的这个东西,当然我估计没有用到它的时候,但它代表了那时的我对一件私人的电子产品的渴望。而现在,我随身带着最新的 iPhone 7,似乎对于那个时候对于这种物品的悸动都有些遗忘了。

现在再一次看到我童年时憧憬的事物,不免有些失望,虽然我清醒的认识到,这是那个时代的产物。同时,我对父母这代人的这种思想也很不以为然。也许经历过物资匮乏的年代,父母有了好东西,第一个想法就是贮藏,他们的理由是,也许有一天会用到,或者自己需要、或者当礼品赠予来积累人情,但总不会自己试用,也决不可能给自己的孩子用上。他们对我们这代人对待物品的观念嗤之以鼻,我也对他们不以为然——电子产品更新换代日新月异,稍微放几年立马就成了白菜的价格,买不了几个钱,贬值很严重,而这件 PIM 不是他们放过期的第一件电子产品了。

我还想起了我的另一件憧憬的事情。上大学第一年寒假,我在北京上新东方的时候,萌生了买一台 iPod 的想法,回家后和母亲去了科技市场,货比三家,买下了一台第五代的白色 iPod,30G 空间。我把之前在 iTunes 里收集的所有音乐,以及买的英语电视剧录音都拷了进去,随身携带着,非常珍视它,因为它是我正式拥有的第一件电子产品。有一天我听室友和别人谈话,谈起假期在回家的火车上看到旁边有人在玩 PSP,他借来看了看,说和 PSP 比起来,iPod 就是个屎。我当时心里挺不忿的,心想 PSP 就是个游戏机,我又不玩游戏,所以它对我来说没用。所以在 iPod 和 PSP 之间,我选择 iPod。选择的标准是我想象中的一个场景,夜里,我躺在床上,关着房门,在自己的空间里,只开着台灯,手里拿着 iPod,戴着耳机收听里面的内容。那个时候我完全不考虑交互的需求,只要有信息的输入,我就很满足了。

在大学时,身边很多同学都有了手机,我一直没有,虽然也想有一个,在上不愿听的课的时候,也借过同学的诺基亚旗舰机来玩游戏,也把玩过几位同学的不同式样的手机,但一直没有什么理由向家里要,我也觉得我不会有和别人打电话发短信的需求。一直到出国前,我才挑了一个便宜的诺基亚 E50。我也想要台好的旗舰手机,但那个时候我一直对家里的经济条件没什么概念,考虑过很多经济方面的因素,也考虑过父母愿意给我在买手机上花多少钱。

有的时候我也想过,在我想象的场景中,让我从 iPod 和手机当中选择一个,我也许会选择手机吧。不过那时我没有手机,心里便可以不承认这一点,还是我心爱的 iPod 最好,因为它是我的第一台拥有的数码产品。

题外话:出国后,我终于也买了 PSP2000。这个和学习无关的东西,是瞒着家里偷偷买的,它陪我度过了一些快乐的时光,我用它和室友的 PSV联机打侍魂;平时用它在侠盗猎车里杀人解闷;有时在实况里把计算机的水平调成入门来虐;死神也是个不错的打发时间的工具;看了超时空要塞后在 Macross 里操纵剧情人物完成任务会很开心;还有我最喜欢的皇牌空战里开飞机,满足我的梦想。不过,它毕竟是见不得光的,到了回国前夕,我有一次在马桶上玩一款游戏,因为一些失误,气急败坏的我把它扔到了墙上,落到了干枯的浴池里,一些零件接着就掉落了,我也就继续暴力破坏,让它彻底不能用了。之后我有些后悔,因为没得玩了。不过我想,如果不是到了要毕业回国的时候,我也不会破坏它吧。潜意识里,我估计只是想和他说再见了。

Email 的没落

这几天因为一些事情,对这个问题很有感触。

糟烂的邮件服务器

之前我在《移动办公尝试》一文中写到,我转而使用 iPad Pro 来完成我每日的工作,其中最重要的一项是登陆自己的 VPS 来接收从公司内网电脑发送的邮件,然后处理数据,获得结果。有的时候需要再向公司内部电脑传递文件,这一步就出了问题。

我们公司的邮件服务器,配置的向外发送没有问题,我从 Outlook 里发送后几秒钟,我就能在自己的设备上收到邮件,但接收部分实在垃圾。我经常收到服务器的退信,这一点弄的我没有脾气。最后我不得不折衷的先发给自己,再用自己的邮箱尝试转发,这样也常常失败,解决方式是在自己的设备的浏览器上登录公司的邮箱系统(好在外网能登录),自己发给自己,再从公司的内网电脑接收。这一点让我简直太苦恼了。

之所以发出这样的感叹,是我昨天晚上开始读《追随智慧——中国人在微软》这本书。这本书我在上初中的时候就买过一本来读,当时很年轻,很多东西都不了解,只是觉得李开复好牛逼、微软公司好牛逼之类的,后来搬家几次,这本书找不到了,前一阵子我从当当网上买书,想起了它,就又买了一本,放到现在才开始读。

我昨天晚上读完了第一章节,里面提到的一件事,就是微软公司的电子邮件管理方式。里面举例,说初创的微软中国研究院要给各个会议室起名字,李开复给助理发了一封电子邮件,助理把它加上自己的要求,转发给了所有人员,每个人通过电子邮件讨论。小时候读的时候,接触的也少,只是感觉很神往。现在我有自己的计算机,有自己的邮箱,邮件列表也关注过几个,更重要的是,我在中国的职场里也历练了几年,所以对这一切就有更深刻的体会。

我一直都很期待着用电子邮件来办公。过去看到比尔盖茨每天处理几十封上百封电子邮件,心里觉得很羡慕。记得有一篇文章就描写了比尔盖茨的办公室,说他用几台电脑来处理各种事物,还配了一张他拿着一台平板电脑的照片。我从那个时候就很期待着自己也可以这样工作,可当我有了电子邮箱,每天收到最多的邮件都是垃圾邮件,想通过它来办些正事,结果身边的人已经没有用它了。

在私人事务上,它被 QQ、微信这样的即时通讯工具代替了;在公司,替代品则是 OA 系统。我刚入职的时候,把 OA 系统看得很神秘,当我渐渐熟悉了之后,公司进行了 OA 换版,我从第一时间就接触了试运行的 OA 系统,现在对它的使用也很清楚了,真正的有了一些吐槽的话。OA 系统有很多模块,可日常几乎是唯一使用的是阅件,其次是有的处室会用到发文功能,其余的基本上都是摆设,比如会议室申请,最后还得是纸质申请书。另外,领导基本上是不用 OA 的,需要发正式文,需要打印下来,手写发文稿纸,同时在 OA 里填写并发起流程,但是到了总经理、副总经理一级,你要去他的办公室请领导签字,OA 里的流程有办公室的文书帮领导处理。还有,给处长、部门主任一级以上的领导发阅件后,一定要去找领导口头说明一下,这也是潜规则。

在《追随智慧》里,电子邮件管理背后的核心思想是公司的扁平化管理,以及人人平等的关系。里面有小标题,“点子最值钱、架子最不值钱”,是这一理念的精确描述。我想在我们的公司里,哪怕是日常使用电子邮件,估计也是另一番场景吧。

真实的推诿

今天上午发生了一件事情,让我深有感触,也算是开了眼。

近期省一级的公司和国家一级的公司要抓下级单位不规范经营的情况,有一个行业监管平台,设定了一些预警规则,发生了符合规则的订单,就会亮红灯,我们就会有麻烦。为了应对,我们公司在春节前决定开发一些系统模块,在当天的订单中进行筛查,将会触发预警的订单输出,让营销部门去处理。今天我们处长请来了信息中心的负责人和技术人员,计划部门的工程师,一起讨论开发这些模块的可行性。我本来觉得这样应该是挺简单的一项任务,结果却让我大跌眼镜。

计划处的工程师参与了省局监管平台的开发工作,他给我们弄了几个模块,用作我们市一级单位的监管。但这只是一些工具,而不是实际能用的产品。我们可以用,但是让我们再教给下面县一级的监管科室来用就很麻烦。我们希望把这些模块整合起来,相同功能的表格进行合并,并放在一起,修改一下界面,把人工能设定的条件去掉,让用户设定时间段的起止时间,然后按搜索就出结果就行了,结果得到的答复是,省级单位并不想让我们来得到这个结果。把这个模块下方给县级单位,会拖慢省局系统的速度,然后会让升级单位的人发现。而我们市级单位的数据库设备又无法支撑起即时查询,我们领导问信息部门的负责人,要升级硬件需要花费多少,结果对方顾左右而言他,就是不说金额,反而用领导不会同意等理由来搪塞我们,弄的我们很无奈。

想想一些大型公司,一方面,集群计算开的如火如荼,Oracle 的数据库产品可谓是日新月异,而我们遇到了难题,能做的仅仅是规避,而不是客服,一下子让人觉得很心凉。