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整理办公桌

今天因为有来单位督导检查的,昨天忙着整理资料,感觉我的桌子实在是乱的没办法正常工作了,所以下定决心将办公桌整理一下。

以前我的妻子来看我的时候也说过我的办公桌太乱,因此帮我整理了几次。不过是简单的把散乱在桌上的纸张罗成几摞,因为她不了解我的业务,因此虽然整理好了,但我要找资料的时候还是要从纸堆里找,结果没几天桌子又成了原样。所以这次我下决心要自己整理,也只有我自己才能真正整理好这些东西。

造成办公桌混乱的主要原因是废纸。我桌子上放着部门的传真机,每月有好几次十个下属单位会发过传真来。这些传真肯定不是找时间集中依次发过来,所以好几次我收了传真后来不及整理就去干自己的活去了。时间长了这些传真都十分混乱。另外一个大头是垃圾传真,之前没有用过传真机还真没有这种头疼的体会。垃圾传真主要是来一通电话,说有传真,请给信号云云。我们一般都不上这种当,但传真机设定的是有传真电话响3下没人接就自动收传真,所以我们下班后这些传真就过来了。有时候我能在下班的时候想着关掉传真机,但还没有形成习惯,第二天进办公室的时候看到又有了一摞垃圾传真,真是愤恨。另外我自己的习惯与心态也造成了办公桌的混乱。我有念旧情怀,有的材料我总喜欢把它保存着,总觉得将来什么时候会用到。另外,有些东西在未来能让我回忆起之前的事来,比如这次我从整理的纸张中找到了我刚到这个部门的时候在纸上做的笔记,便想起了我那时兢兢业业学习新业务的场景。这次尽管也让我回忆了过去,不过我还是努力的克服了。

最后断断续续耗费了将近一天的时间,我终于把办公桌上的纸分类整理好。有些纸只用了一面,我都堆成一摞留着之后收传真用——我们最近打印纸紧张,从楼上周边部门借用过打印纸救急,所以能节省就节省一下。其它的不能用的纸,我都堆到另外一摞,让来收垃圾的阿姨收走了。过去我遇到这种纸,心里想过边上的空白处应该可以利用,结果一攒就攒了这么多,因此这个习惯我想一定要克服。

整理完了办公桌算是一个微不足道的小事,整理办公桌的时候,我想——如果有比较可行的无纸化办公的场景,那我一定举双手双脚赞成。这一点,在中国的大公司基本上是比较保守的,其实就算是 IT 企业,又有多少公司能将无纸化办公用的很好呢?其实说起来,也是目前无纸化办公毕竟无法完完全全的代替纸笔,电子书写板上写的东西,最终总是还要转换成字符的,而且就算不要转换成字符,检索这个问题也一定要解决。之前我觉得 Evernote 应该不错,后来在工作中实际上也没有用到多少次,毕竟公司的电脑不能上外网,没法跟 Evernote 服务器进行通讯。目前我们公司只使用了一个内部的 OA 和几套专属的系统,在怎么减少纸质文档方面,才算是走出了第一步。

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