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累觉不爱

我们公司经营一种特殊商品,国家对这种商品的销售有管制,所以它的销售量是有计划的。针对于我们下一级“客户”,我们分成了不同的档位,不同档位可以销售不同规格、数量的产品。站在我们的角度上,如果客户能销售更多,我们自然更好,但他们的档位不允许,所以就需要走特殊的增量程序,人为的调整销售系统里的定量。

我日常的工作之一就是对这些增量进行核实审批。其实从去年就渐渐的开始接触这项工作,下面分公司有客户需要,就填写一张表格,让领导签字,给我们发传真,我们审批后在申请表上签字,留下一份复印件,把表格转达给营销部门,营销部门就从系统里对客户的定量进行调整。

但去年的这些增量数量不多,全年一个也就百来份,处理起来比较轻松。而今年,出于种种原因,这些申请一下子多了起来,每天就有个将近 100 份,这就带来了很大的问题。

首先是纸张浪费。每份申请由一张下属单位填写的申请表和客户给下属单位的书面申请组成,一份申请就有两页。每天假定有 100 个申请,那就需要 200 也纸。这些纸按照标准程序,我们审核完成,需要复印一份,交给营销部门,这样就需要四页纸张。还有打印机与硒鼓的损耗,这是一个极大的浪费,这些纸在日后被再次用到的机会可以说是微乎其微,但我们不能不做,因为如果缺失了中间环节,那么流程就不合法,一旦发生了问题,我们就有责任。

其次是时间浪费。每份申请的电话回访倒还不是最大的问题。每次申请,下级单位需要给我们发传真,传真的速度平均大概是每页半分钟至一分钟。这段时间里,电话线路可是被占用的。传真不是一种稳定的传输方式,很多时候会有传输失败的情况,同时我这边传真机就回打印一张一点用都没有的错误页。这时就需要我再把电话打回去,让他们再发一次。来来回回就要很多时间。

还有就是归档不方便。我们需要保留每一份申请,这是一个非常大的工作量。

今年早些时候,我们部门的传真机坏了。开机后就提示接收传真,然后有几秒钟的正常状态,之后又是接收传真,这样反复循环,导致无法收发传真。在送去维修这段时间,我们先是借用别的部门的传真机,后来那个传真机也说是坏了。我怀疑是硒鼓用完了,但对方应该也不大乐意每天替我们接收这么多页的传真。最后没办法,我们暂时允许下属单位给我们发电子版的申请,我们在硬盘上保存一份,之后转发给营销部门,这已经让我觉得轻松了一大些了。

我也和营销部门的同事讨论过,这个流程在我们的办公系统里加上一个增量审批功能就可以很好的解决,既节约了浪费,又方便了归档。但同事说这是不可能的,因为这个操作本身就是打个擦边球,严格说来也算是违反了规则,所以不能公然在办公系统里开发这个功能。真是悲摧。

现在,我依然每天要处理这些。时常觉得真的好累,但这些工作又不能不做,也是无奈了。

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